Contribución de Peter Hass, Gerente de Servicios de Colaboración de IS+T.
En 2014, las reuniones en todo Teck se estaban volviendo cada vez más complejas. Teníamos varios proveedores de llamadas de audioconferencia, varias tecnologías en sala y varias formas de compartir datos unos con otros. Teníamos demasiadas opciones y ninguna de ellas era particularmente confiable o fácil de usar. Como consecuencia, las reuniones comenzarían tarde o se interrumpirían debido a problemas técnicos y, al final, interferirían con la productividad de nuestra gente.
Debido a que sabíamos que la complejidad de nuestras reuniones continuaría aumentando, estábamos conscientes de que debíamos darle a Teck una plataforma para reuniones única y eficiente… y teníamos que hacerlo rápido.
Lo primero que hicimos fue asignar a Valerie Pike, Técnica en Equipos de Escritorio y Apoyo de Audio/Video, a las reuniones grandes que se realizaban en varios sitios y oficinas para garantizar que estas recibieran el apoyo correcto en el momento correcto, una medida que produjo grandes mejoras casi de inmediato.
Esto no solo significó que estas reuniones se llevaban a cabo con mayor facilidad, sino que, además, dio lugar a que IS+T tenía mucho menos de qué preocuparse, lo cual liberó tiempo y recursos para enfocarse en encontrar una forma de llevar a cabo nuestras reuniones con mayor eficiencia.
En 2015, sabíamos que, debido a la enorme reducción en los presupuestos para viajes, las personas dependerían cada vez más de la videoconferencia para comunicarse unas con otras. Desafortunadamente, las videoconferencias eran nuestro mayor desafío. (En IS+T, se aludía en tono de broma a las videoconferencias como “lanzamientos espaciales” dado el enorme esfuerzo de coordinación que cada uno requería). En una época cuando solo podíamos manejar alrededor de cinco videoconferencias al día, debido al esfuerzo que se necesitaba para planificarlas y ejecutarlas, la demanda iba en aumento.
Por ello, lo siguiente que hicimos fue crear un nuevo equipo llamado Servicios de Colaboración, el cual incluyó expertos en la materia sobre diversas tecnologías en uso en Teck con la visión de unirlos a todos para crear comunicaciones verdaderamente unificadas.
El promotor de nuestro proyecto, David Hood, Director de Infraestructura de IS+T, ayudó a articular nuestra meta para 2015: facilitar que las personas se comuniquen entre sí desde cualquier lugar, de manera suficientemente clara, económica y eficaz para evitar los viajes. Con esto en mente, salimos a investigar tecnologías individuales y combinaciones de tecnologías para encontrar una solución que brindara una forma fácil, idealmente con solo un botón, de organizar e iniciar una reunión.
Esa investigación nos condujo a una plataforma que utilizó Microsoft Skype Empresarial y Polycom RealConnect; Skype Empresarial porque se integraba con otras aplicaciones de Microsoft y, a la vez, nos brindaba la capacidad de funcionar en muchas plataformas de escritorio y móviles, y Polycom RealConnect debido a su conectividad flexible y su capacidad para crear un puente perfectamente integrado con Skype Empresarial. La automatización para salas de Crestron fue el tercer componente y final de la solución, con un panel de programación de mesa que nos proporcionó la opción de “un solo botón” que habíamos estado buscando.
Gracias al apoyo del Director de Información Kal Ruberg y David Hood, junto con la colaboración de muchos de nuestros colegas de IS+T, implementamos a fines de 2015 la plataforma de Microsoft Skype Empresarial y Polycom RealConnect, con el respaldo adicional para reuniones del Técnico de Apoyo para Equipos de Escritorio Edgar Baguma y los Gerentes de Proyectos Annie Wang y Cristián Sánchez.
Los resultados de este proyecto han sido fantásticos. Hoy, contamos con la plataforma para reuniones única y fácil de usar que queríamos, independientemente de lo complejo que sea el contexto. Ya sea que se trate de solo audio, videoconferencia, participantes remotos o presentaciones remotas, cada reunión puede prepararse rápida y fácilmente como un evento de calendario de Skype Empresarial en Outlook.
La capacidad y confiabilidad de nuestra plataforma de Skype Empresarial y Polycom RealConnect significa que también podemos ofrecer apoyo a muchos tipos distintos de reuniones en Teck, como nuestras conferencias telefónicas trimestrales con inversionistas, los días del inversionista y las sesiones Let’s Talk, para ayudar a reducir aún más los costos.
¡Pero todavía no terminamos! El equipo de Servicios de Colaboración continúa mejorando las experiencias de reuniones de los empleados de Teck y siempre estamos investigando nuevas tecnologías para ayudarnos a colaborar mejor.
Manténgase atento a mejores cosas en el futuro…
Equipo de Servicios de Colaboración
- Peter Hass, Gerente de Servicios de Colaboración de IS+T
- Valerie Pike, Apoyo de audio/video
- Matt Stanford, Diseño de sala de reuniones y audio/video
- Tyson Villeneuve, Telefonía y redes Cisco
- Bruce Hewer, Microsoft Lync/Skype Empresarial
- Tim Jordan, Automatización de procesos y correo electrónico de Microsoft Exchange
- Elissa Wang, Gestión del cambio
